Если ранее предприятия составляли документы и работали с ними в ручном режиме, сейчас многие компании переходят на электронный вариант документооборота. Это и неудивительно. Во-первых, так работа с документами значительно упрощается. А, во-вторых, сегодня существует немало программ, позволяющих автоматизировать работу с документами.

Действительно, в современном мире большая часть предприятий работает с электронным документооборотом. Кто-то решает скачать программу medoc на портале ukrzvit.ua, попробовать нечто новое и таким образом открывает для себя магический и простой мир электронных документов. Кто-то изначально ориентируется лишь на подобный формат ведения дел компании. Другими словами, электронный документооборот определенно отодвинул на второй план оформление необходимых документов вручную.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Пусть сейчас каждая третья компания может похвастаться внедрением в собственную деятельность принципов электронного документоведения, некоторые предприятия скептически относятся ко всему с приставкой «электронный», выискивая «подводные камни».

Но электронный документооборот, даже при возможных минусах, имеет немало преимуществ:

1. Обеспечивает оперативный доступ к документам и позволяет быстро вносить исправления в бумаги.

2. Создает в пределах предприятия общее информационное пространство, в котором необходимые решения принимаются максимально быстро ввиду эффективного движения документов.

3. Производительность сотрудников организации повышается за счет назначения ответственных за документы.

4. Абсолютная сохранность документов и безопасность.

5. Документы не могут дублироваться.

6. Архив документации формируется полностью автоматически.

7. Затраты компании на делопроизводство и документооборот снижаются.

Пожалуй, к недостаткам электронного документооборота можно отнести расходы компании на покупку специального программного обеспечения и его внедрение. Зачастую много стоит не программа, затратной является ее установка – фактически изменение целой системы ведения дел – и обучение сотрудников. Конечно, со временем компания начнет видеть реальную экономию и поймет, что недостатки на самом деле были незначительными.

Разумеется, компании старого образца перестроиться на новый документный лад сложно, но вполне реально. Главное – не опустить руки на половине пути, а довести все до конца. А организациям, только занимающим определенную нишу на рынке, лучше сразу вводить электронный документооборот. И размер компании не имеет значения.